Come Condurre un Evento

Il conduttore, o maestro di cerimonie, è il narratore di un evento. È la persona che collega ogni artista o oratore, inserendoli nel contesto dell'avvenimento, pur senza essere troppo alla ribalta da togliere la scena ai partecipanti. Chiunque abbia attitudine al comando e una buona autostima può essere un buon conduttore, meglio ancora se con un'adeguata preparazione, pratica e organizzazione dei tempi.

Metodo 1 di 4:
Conoscenza dell'Evento

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    Incontrati con l'organizzatore dell'evento in modo da assimilare ogni informazione utile alla conduzione. In alcuni casi, chi organizza è al tempo stesso il conduttore (o conduttrice) dell'evento.
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    Parla personalmente con ogni artista o persona che parteciperà. Chiedi se hanno necessità particolari per quanto riguarda la presentazione di ciascuno. Se necessario, verifica con la persona interessata la pronuncia del suo nome completo, in modo che ti sarà più facile annunciarlo al pubblico.[1]
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    Approfondisci la tua conoscenza delle persone o artisti che presenterai. Visita i siti web, ascolta brani o estratti che trovi in rete, leggi qualcosa sui blog o chiedi informazioni più dettagliate sulla carriera di ognuno, in modo da poter fare qualche riferimento o battuta aggiuntiva anche se fuori programma.
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    Informati se ci sono argomenti che è meglio non affrontare durante l'evento, o che sono sensibili per partecipanti o pubblico. Se conosci gli aspetti più profondi dell'evento, puoi più facilmente rimanere in tema e condurlo in modo professionale.
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    Stabilisci il tema dell'evento. Un tema può fare da linea guida attraverso varie esibizioni, aumentando la coesione ed unendo stili e persone anche diverse.
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    Scrivi le introduzioni per ciascun partecipante. Non limitarti ad improvvisare, altrimenti rischi di sbagliare i riferimenti o i tempi dei tuoi interventi. Qui de seguito alcune buone regole per quando scrivi le introduzioni:
    • Non fare umorismo di difficile comprensione. Se non è chiara per tutto il pubblico, una battuta può rovinare l'atmosfera dell'evento.
    • Non usare linguaggio offensivo e stai lontano dagli stereotipi. Se non riesci a fare una battuta senza offendere qualcuno, è meglio che ti astieni dall'umorismo e resti sincero/a.
    • Evita le glorificazioni quando introduci qualcuno. Non dire: "E' la migliore persona del mondo", ma attieniti alla realtà: "Ha vinto il premio per l'impegno civile negli scorsi tre anni di fila". Lascia che i fatti parlino della persona per quanto più possibile.
    • Non andare per le lunghe.
    • Dedica ad ogni persona lo stesso tempo e cura nell'introduzione.
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Metodo 2 di 4:
Preparazione per il Giorno dell'Evento

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    Recati dove si terrà l'evento con alcune ore di anticipo. Ti servirà tempo per metterti a tuo agio, immedesimarti negli spazi a disposizione, e per fare delle prove. Tu sei il punto focale dell'evento, e quindi ti dovrai sentire come a casa tua, dimostrando questa tua sicurezza a tutti.[2]
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    Fai una prova microfono, inclusi illuminazione e ogni altro dispositivo che sarà impiegato durante l'avvenimento, almeno un'ora prima che arrivi il pubblico. Cerca di stabilire un buon rapporto con i tecnici, e di avere almeno una persona di fiducia che sappia risolvere facilmente qualsiasi intoppo dovesse presentarsi in ambito tecnico.
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    Presentati a tutti i lavoranti che partecipano all'organizzazione e all'evento stesso, compresi coloro che sono lì per l'evento specifico e quanti invece dovessero lavorare per la struttura dove questo viene ospitato. Ognuna di queste persone potrebbe essere di grande aiuto in caso di necessità.
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    Informati sulle procedure di sicurezza. Sarai il conduttore dell'evento, e in caso di emergenza dovresti almeno saper indirizzare le perone nella giusta direzione.
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    Ripassa in anticipo e nuovamente il giorno stesso l'ordine di apparizione dei vari personaggi. Se qualcuno dovesse non presentarsi, devi essere in grado di passare alla persona successiva. Informa i vari partecipanti di quando è prevista la loro presenza.
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    Vestiti con cura. Questo vecchio consiglio è di estrema importanza per chi fa il conduttore, perché ti devi presentare in modo professionale e ben curato. Decidi in anticipo se vestirti in modo formale o più casual, in base al tono dell'evento.[3]
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Metodo 3 di 4:
Inaugurazione dell'Evento

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    Richiama il pubblico all'ordine. Se ti trovi in un ambiente rumoroso, questa è la migliore occasione di ottenere l'attenzione di tutti. Puoi procedere con un urlo controllato e provato in anticipo, con un rumore acuto come il tintinnare di un bicchiere, oppure qualche esclamazione come: "Alzate il pollice se mi sentite".[4]
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    Ringrazia il pubblico e accoglilo con un benvenuto amichevole e sincero. Cerca di rispondere alla domanda: "Perché siamo tutti riuniti qui oggi?"
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    Presenta te stesso/a. Inizia con un breve e divertente aneddoto per migliorare l'umore generale.
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    Introduci gli organizzatori dell'evento. Spendi qualche istante per ciascuna persona coinvolta nell'organizzazione, e su quanti in precedenza ti sono stati segnalati come importanti e da ringraziare (come gli sponsor dell'evento, ad esempio).
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    Sorridi. Dall'inizio del tuo primo intervento fino alla fine dell'evento, dovrai mantenere un tono allegro e sorridere continuamente.
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Metodo 4 di 4:
Conduzione e Conclusione dell'Evento

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    Resta nei pressi del palco o del centro della scena durante tutte le esibizioni o comparse. Per controllare l'evento, devi essere vicino all'azione. Se ti serve una pausa o hai qualche urgenza, progetta il tuo allontanamento con anticipo e delega il controllo dei tempi a qualcuno di fiducia.
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    Tieni un occhio all'orologio. Tu sei responsabili per il rispetto dei tempi stabiliti. Se le cosa vanno per le lunghe, decidi per tempo se riesci a tagliare qualcosa o stringere i tempi in un'altra fase dll'evento.
    • Tieni pronta una storiella da raccontare in caso ti serva guadagnare qualche minuto, magari perché la prossima persona che devi presentare non è ancora pronta.
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    Passa al finale con grande entusiasmo. Le persone che stanno sedute per qualche tempo sono molto influenzabili dal tuo stato d'animo, e reagiranno in linea a come ti presenti.
  4. 4
    Ringrazia tutti i partecipanti ed il pubblico. Ringrazia in particolare gli organizzatori, gli artisti o oratori e tutti coloro che hanno contribuito a rendere l'evento reale.
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    Promuovi il prossimo evento. In caso ci sia un seguito, o una futura occasione a cui fare riferimento, non dimenticarti di menzionarla e di dare informazioni a tutti su come partecipare.
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Categorie: Occupazione

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