Come Convertire un File Excel in PDF

Convertire un file di Excel in formato PDF lo rende accessibile da parte di tutti gli utenti, compresi coloro che non dispongono di Office installato sul computer. Inoltre i processi di stampa e di condivisione dei dati presenti all'interno del tuo foglio di Excel vengono semplificati. Microsoft Excel permette all'utente di esportare i dati in versione PDF direttamente dal programma, ma se sul computer in uso non hai installato Microsoft Excel, per eseguire la conversione puoi sfruttare uno dei tanti servizi online.

Metodo 1 di 2:
Usare Excel (Versione per Windows)

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    Seleziona la parte del foglio di lavoro che desideri convertire in PDF (opzionale). Se desideri convertire solo una parte del foglio di lavoro, questo è il momento di selezionare i dati da esportare. In caso contrario procedi con il passaggio successivo.
    • Nota che un PDF non è facilmente convertibile in formato Excel, ma questo metodo permette di conservare una copia del file Excel originale.
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    Accedi alla scheda "File". Se invece stai utilizzando una versione datata di Excel, devi cliccare sul menu "File".
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    Seleziona la voce "Esporta". Se stai utilizzando Excel 2010 o una versione precedente, seleziona invece l'opzione "Salva con nome".
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    Scegli la funzione "Crea documento PDF/XPS". Se stai utilizzando Excel 2010 o una versione precedente, seleziona l'opzione "PDF" dal menu a discesa "Tipo file" posto nella finestra di dialogo "Salva con nome".
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    Premi il pulsante .Opzioni... . In questo modo avrai la possibilità di modificare le impostazioni di esportazione del file PDF che stai per creare.
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    Scegli cosa vuoi includere nel file PDF. Dalla finestra di dialogo "Opzioni" puoi selezionare l'insieme di pagine da includere, optando per esempio perché il file PDF finale venga generato in base a una selezione di dati, all'intera cartella di lavoro o solo al foglio attivo. Puoi inoltre specificare se il file creato debba includere le proprietà del documento originale.
    • Al termine della selezione, premi il pulsante OK.
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    Scegli come ottimizzare il file (opzionale). Accanto al pulsante Opzioni..., trovi le opzioni relative all'ottimizzazione del documento PDF. La maggior parte delle persone sceglie l'opzione "Standard", a meno che il foglio di lavoro non abbia dimensioni molto grandi.
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    Assegna un nome al file e salvalo. Assegna un nome al tuo file PDF, dopodiché premi il pulsante Pubblica per creare il PDF (se stai utilizzando Excel 2010 o una versione precedente premi il pulsante Salva).
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    Controlla il PDF creato. Per impostazione predefinita, il file PDF dopo la creazione verrà aperto automaticamente, consentendoti di controllarne la correttezza e l'aspetto. Se non riesci ad aprire il file PDF, probabilmente non hai installato un programma per la visualizzazione dei PDF [1].
    • A questo punto non è più possibile modificare il PDF, quindi se hai la necessità di apportare delle modifiche devi farlo sul file Excel e poi procedere nuovamente all'esportazione dei dati in formato PDF creando un nuovo file.
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Metodo 2 di 2:
Usare Excel 2011 (Versione per Mac)

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    Assicurati che l'intestazione e il piè di pagina di tutti i fogli siano uguali (opzionale). Excel 2011 converte in un unico PDF tutti i fogli del tuo file Excel solo se l'intestazione e il piè di pagina di ogni foglio sono identici. In caso contrario ogni foglio verrà esportato in un singolo file PDF, sebbene sia sempre possibile unirli in un unico file in un secondo momento [2].
    • Seleziona tutti i fogli presenti nella tua cartella di lavoro. Seleziona il nome del primo foglio, dopodiché, tenendo premuto il tasto Shift, seleziona l'ultimo foglio. In questo modo tutti i fogli compresi fra il primo e l'ultimo verranno selezionati automaticamente.
    • Seleziona la scheda "Layout di pagina", dopodiché scegli l'opzione "Intestazione e piè di pagina".
    • Premi i pulsanti Personalizza intestazione... e Personalizza piè di pagina... per poter modificare l'intestazione e il piè di pagina di ogni singolo foglio.
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    Seleziona la parte del foglio di lavoro che desideri convertire in PDF (opzionale). Se desideri convertire solo una parte del foglio di lavoro, questo è il momento di selezionare i dati da esportare. In caso contrario procedi con il passaggio successivo.
    • Nota che un PDF non è facilmente convertibile in formato Excel, ma questo metodo permette di conservare una copia del file Excel originale.
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    Accedi al menu "File" e seleziona la voce "Salva con nome". Accedi alla cartella in cui vuoi salvare il file PDF, dopodiché assegnagli un nome.
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    Seleziona il menu a discesa "Formato" e scegli l'opzione "PDF". In questo modo verrà creata una copia del tuo file Excel in formato PDF.
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    Decidi cosa includere nel file PDF. Nella parte inferiore della finestra di dialogo puoi scegliere fra le seguenti opzioni: "Cartella di lavoro", "Foglio" e "Selezione".
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    Premi il pulsante .Salva per creare il file PDF. Se le intestazioni dei singoli fogli non saranno identiche, verrà generato un file PDF per ogni singolo foglio. Nota che, occasionalmente, questo fatto si può verificare anche quando l'intestazione e il piè di pagina di ogni singolo foglio coincidono perfettamente.
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    Unisci i singoli file PDF (se necessario). Se in seguito al processo di conversione disponi di più file PDF, puoi unirli velocemente in un singolo file usando Finder.
    • Accedi alla cartella dove sono memorizzati i file PDF, dopodiché seleziona tutti quelli che desideri unire.
    • Accedi al menu "File", scegli la voce "Crea" e infine seleziona l'opzione "Combina file in un PDF singolo".
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    Controlla il file PDF. Aprilo selezionandolo con un doppio clic del mouse. In questo modo il file in oggetto verrà aperto utilizzando Anteprima, permettendoti di controllarne l'aspetto e la correttezza prima di inviarlo a qualcuno. A questo punto non sarà più possibile modificare il PDF, quindi se hai la necessità di apportare delle modifiche devi farlo sul file Excel e poi procedere nuovamente all'esportazione dei dati in formato PDF creando un nuovo file.
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Categorie: Office

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