Come Creare un Calendario con Microsoft Excel

Anche se la sua fama è dovuta a usi di tutt'altro tipo, Microsoft Excel può essere utilizzato anche per creare e gestire un calendario. I modelli di calendari già pronti e personalizzabili a piacere sono numerosissimi, un vero vantaggio in termini di tempo per coloro che non vogliono creare e formattare il proprio calendario partendo da zero. Utilizzando un calendario di Excel è inoltre possibile importare tutti gli eventi contenuti nel foglio di lavoro all'interno del calendario di Outlook.

Metodo 1 di 2:
Utilizzare un Modello di Excel
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    Parti creando un nuovo documento di Excel. Per farlo, accedi alla scheda "File" del menu o premi il pulsante caratterizzato dal logo di Office per poi scegliere l'opzione "Nuovo". Verrà visualizzata una serie di modelli fra cui scegliere.
    • In alcune versioni di Excel, come Excel 2011 per Mac, dovrai selezionare la voce "Nuovo da modello" del menu "File", anziché "Nuovo".
    • Creare un calendario partendo da un modello già pronto permette di avere un calendario vuoto da completare con gli eventi e le ricorrenze. Questo passaggio non converte automaticamente i tuoi dati nel formato usato dal calendario. Se hai la necessità di importare un elenco di dati presenti in un foglio di Excel all'interno di un calendario di Outlook, fai riferimento alla prossima sezione dell'articolo.
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    Cerca un modello di calendario già pronto. In base alla versione di Office in uso, sarà presente la sezione "Calendari" o dovrai eseguire una ricerca utilizzando la parola chiave "calendari". Alcune versioni di Excel visualizzano alcuni modelli di calendari direttamente nella pagina principale. Se questi modelli rispondono alle tue esigenze, puoi utilizzarli direttamente; in caso contrario, puoi eseguire una ricerca di nuovi modelli di calendari direttamente online.[1]
    • Puoi eseguire una ricerca più specifica in base alle tue esigenze. Ad esempio, se desideri creare un calendario per uso scolastico, esegui una ricerca usando le parole chiave "calendario accademico".
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    Imposta il modello in modo che utilizzi le date corrette. Dopo aver caricato il modello più adatto alle tue esigenze, verrà visualizzato un calendario vuoto. Le date di riferimento potrebbero essere scorrette, ma normalmente è possibile modificarle utilizzando l'apposito menu per la selezione della data.
    • La procedura per modificare l'intervallo delle date utilizzato dal calendario può variare in base al modello scelto. Normalmente, potrai selezionare il campo relativo al mese o all'anno visualizzato dal calendario per poi premere il pulsante ▼ apparso. In questo modo verrà visualizzato un menu a discesa in cui saranno riportate le opzioni a disposizione. Il calendario verrà poi modificato automaticamente in base alla scelta eseguita.
    • Normalmente, è inoltre possibile impostare il giorno iniziale della settimana agendo sull'apposito menu a discesa. Anche in questo caso il calendario verrà modificato automaticamente in base alle scelte eseguite.
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    Esamina i suggerimenti disponibili. Molti modelli di calendari presentano un campo di testo in cui sono visualizzati dei suggerimenti atti a guidarti nella modifica dell'intervallo di date di riferimento o di altre impostazioni del calendario. Se non desideri che tale casella di testo appaia sulla copia cartacea del calendario, devi cancellarla manualmente prima di procedere alla stampa.
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    Modifica ogni aspetto grafico del calendario in base alle tue esigenze. Puoi alterare l'aspetto visivo di qualsiasi elemento del calendario selezionandolo e apportando i cambiamenti desiderati tramite la scheda Home del menu. È possibile variare lo stile del carattere, il colore, la dimensione e molto altro ancora, esattamente come per qualsiasi altro oggetto di Excel.
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    Inserisci gli eventi e le ricorrenze. Dopo aver completato la configurazione del tuo calendario, puoi procedere all'inserimento degli eventi e delle tue informazioni personali. Seleziona la cella in cui desideri inserire i dati, quindi dai inizio all'inserimento. Se hai la necessità di inserire più eventi all'interno di un singolo giorno, dovrai essere un po' creativo nell'ottimizzare lo spazio a disposizione.
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Metodo 2 di 2:
Importare una lista di Excel in un Calendario di Outlook
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    Crea un nuovo foglio di lavoro vuoto all'interno di Excel. Una delle funzionalità disponibili all'interno del pacchetto di Office consiste nel poter importare all'interno di un calendario di Outlook i dati contenuti in un foglio di Excel. Questo accorgimento semplifica l'importazione delle informazioni, come gli appuntamenti di lavoro.
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    Inserisci le intestazioni appropriate all'interno del foglio di lavoro. Se i dati presentano le intestazioni corrette, la procedura di importazione in Outlook risulterà molto più semplice. Nella prima riga del foglio, inserisci le seguenti intestazioni di colonna:
    • Oggetto;
    • Data di inizio;
    • Ora di inizio;
    • Data di fine;
    • Ora di fine;
    • Descrizione;
    • Luogo.
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    Inserisci ogni voce del calendario all'interno di una nuova riga. All'interno del campo "Oggetto", andrà inserito il nome dell'evento o della ricorrenza che corrisponderà all'informazione che verrà visualizzata nel calendario. Non è necessario compilare tutti i campi, ma devi fornire almeno un "Oggetto" e una "Data di inizio" per ogni evento.
    • Assicurati di formattare le date usando gli standard "DD/MM/YY" o "MM/DD/YY" in modo che Outlook possa interpretarle correttamente.
    • Utilizzando i campi "Data di inizio" e "Data di fine", puoi fare in modo che un evento venga riportato su più giorni.
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    Accedi al menu "Salva con nome". Al termine dell'inserimento, salvare il tuo elenco in un formato compatibile per l'importazione in Outlook.
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    Scegli il formato "CSV (delimitato da virgola)" dal menu relativo al tipo di file. Si tratta di uno dei formati più usati per l'importazione dei dati in programmi differenti, incluso Outlook.
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    Salva il file. Assegna un nome al nuovo file, quindi salvalo in formato "CSV". Se Excel ti chiede di confermare la tua scelta prima di continuare, premi semplicemente il pulsante "Sì".
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    Accedi al tuo calendario di Outlook. Outlook è uno dei programmi che appartiene alla suite di Microsoft Office e normalmente viene installato insieme a Excel. Quando apri Outlook, per visualizzare il tuo calendario personale premi il pulsante "Calendario" posto nell'angolo inferiore sinistro dello schermo.
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    Accedi alla scheda "File" del menu, quindi scegli l'opzione "Apri ed esporta". Verrà visualizzato un elenco di opzioni relative alla gestione dei dati di Outlook.
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    Scegli la voce "Importa/Esporta". Verrà visualizzata una nuova finestra dedicata all'importazione e all'esportazione dei dati verso e da Outlook.
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    Seleziona la voce "Importa dati da altri programmi o file", quindi scegli l'opzione "Valori separati da virgola". Ti verrà chiesto di selezionare il file che contiene i dati da importare.
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    Premi il pulsante "Sfoglia", quindi individua e seleziona il file "CSV" che hai creato in Excel. Se non hai modificato la directory predefinita di salvataggio di Excel, il file dovrebbe trovarsi all'interno della cartella "Documenti".
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    Assicurati che l'opzione "Calendario" sia selezionata come cartella di destinazione. Questa impostazione dovrebbe essere già selezionata come predefinita dato che stai visualizzando il tuo calendario di Outlook.
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    Per completare l'importazione del file scelto, premi il pulsante "Fine". I tuoi dati verranno processati e tutti gli eventi individuati verranno inseriti all'interno del calendario di Outlook. Tutti i tuoi appuntamenti e gli eventi verranno inseriti nei giorni corretti, in base alle date presenti nel tuo file di Excel. Se hai incluso anche delle descrizioni, potrai consultarle dopo aver selezionato il singolo evento.[2]
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