Come Formattare una Lettera

Il formato corretto da usare quando scrivi una lettera dipende dal tipo di lettera che vuoi scrivere. Le lettere amichevoli differiscono da quelle formali, e le lettere tradizionali variano rispetto a quelle trasmesse via email. Continua a leggere per imparare di più sul modo corretto di formattare la tua prossima lettera.

Metodo 1 di 3:
Parte 1: Lettere Formali o d’Affari[1]

  1. 1
    Disponi l’indirizzo del mittente in cima. Includi l’indirizzo con la via e il numero civico, la località con il codice di avviamento postale, e lo stato.
    • L’indirizzo del mittente dovrebbe essere allineato a sinistra ed essere scritto con interlinea singola.
    • Non si dovrebbe includere il nome del mittente o il titolo. Siccome questa informazione è data nella chiusura, esporre all’inizio della lettera è solo ripetitivo.
    • Se si tratta di una lettera su carta intestata che include questa informazione, salta questo passaggio. Non ripetere l’indirizzo del mittente due volte.
    • Fai seguire all’indirizzo una riga in bianco prima di passare alla parte successiva della lettera.
  2. 2
    Continua con la data. Digita la data in cui la lettera è stata scritta, o quella in cui hai completato la lettera.
    • Allinea la data a sinistra.
    • Scrivi la data nel formato giorno-mese-anno, il mese si può scrivere in cifre o in lettere. Potrebbe essere utile sapere che il formato per la data usato negli Stati Uniti è mese-giorno- anno, con il mese scritto in lettere e con l’iniziale maiuscola.
    • Esempi: 14/05/2013, oppure 14 maggio, 2013. Per gli Stati Uniti considera: May 14, 2013.
    • Includi una riga in bianco tra la data e la parte successiva della lettera.
  3. 3
    Usa possibilmente una riga per l’oggetto[2]. Se scrivi la lettera con riferimento a qualcosa di specifico, scrivi "Oggetto:"
    • Allinea a sinistra la riga dell’oggetto e cerca di non andare a capo.
    • Usa una riga per l’oggetto quando rispondi a una lettera, a un’inserzione di lavoro, o a una richiesta di informazioni.
    • Fai seguire all’oggetto una riga in bianco per separare dalla parte successiva della lettera.
  4. 4
    Scrivi l’indirizzo del destinatario. Includi il suo nome, il titolo, eventualmente la denominazione dell’organizzazione di appartenenza, la via e il numero civico, la località e il codice di avviamento postale.
    • Queste informazioni dovrebbero essere allineate a destra ed essere scritte con interlinea singola. Il nome del destinatario dovrebbe essere trascritto in una riga separata, come pure il titolo, la denominazione dell’organizzazione, l’indirizzo e il numero civico. La località e il codice di avviamento postale dovrebbero essere riportate nella stessa riga.
    • Per le lettere indirizzate all’estero, l’indirizzo del destinatario dovrebbe comprendere lo stato di destinazione, in lettere maiuscole e in una riga separata sotto l’indirizzo, ed essere scritto nel formato e con le regole in uso in questo stato.
    • Fai seguire a tutto l’indirizzo una riga in bianco.
    • Indirizza la lettera a una persona specifica, ogni volta che è possibile, e rivolgiti a questa persona con un titolo appropriato, come "Signore" o "Signora". Se sei incerto sul genere del destinatario, salta il titolo.
  5. 5
    Inserisci una cortese frase d’inizio. Questa frase inizia generalmente con "Distinto", seguito dal titolo del destinatario e dal cognome. Al nome segue una virgola nella maggior parte dei paesi europei, e due punti negli Stati Uniti.
    • La frase d’inizio deve essere allineata a sinistra.
    • Se non conosci il genere del destinatario, puoi indirizzarti a lui con il nome e cognome, oppure far precedere il cognome con il titolo dell’incarico rivestito nell’organizzazione.
    • Lascia una riga in bianco dopo la frase d’inizio.
  6. 6
    Scrivi una riga con l’oggetto, se vuoi. Digita la riga dell’oggetto in maiuscolo dopo la riga d’inizio.
    • Allinea a sinistra la riga dell’oggetto.
    • Sintetizza la riga dell’oggetto, ma sii chiaro. Cerca di usare una sola riga.
    • Nota che questo è opzionale, non convenzionale.
    • Inserisci una riga bianca dopo l’oggetto.
    • Salta la riga dell’oggetto se inserisci una riga di riferimento o un numero di pratica.
  7. 7
    Digita una sezione concisa per il corpo. Dai un’interlinea tra le righe di un paragrafo, ma lascia una riga in bianco tra i paragrafi, e dopo l’ultimo paragrafo.
    • Allinea a sinistra i paragrafi e non usare il rientro.
    • Il corpo della lettera dovrebbe includere una breve introduzione che spiega lo scopo della lettera, una parte un po’ più lunga di approfondimento, e una conclusione che riassume il tutto.
  8. 8
    Usa una chiusura cortese. Scrivi una chiusura cortese come "Cordiali saluti", "Con i migliori saluti" o "Ringraziandovi".
    • Nella chiusura usa la lettera maiuscola solo per la prima lettera della prima parola della frase.
    • Allinea a sinistra la chiusura.
    • Fai seguire una virgola alla chiusura.
    • Lascia quattro righe bianche sotto la chiusura prima di digitare il tuo nome completo, seguito da una riga che riporta il titolo della mansione che ricopri nella tua organizzazione.
  9. 9
    Firma con il tuo nome. Scrivi a mano il tuo nome, preferibilmente in corsivo, tra la chiusura e la riga con il tuo nome dattiloscritto.
  10. 10
    Menziona ogni allegato. Se devi includere allegati alla lettera, digita "Allegati" una riga sotto il tuo nome e il titolo e elenca gli allegati.
    • Naturalmente questo non è necessario se non ci sono allegati.
    • Allinea a sinistra la sezione degli allegati e dai un’interlinea tra le righe.
  11. 11
    Includi, eventualmente, le iniziali di chi ha digitato la lettera. Se un’altra persona ha digitato la lettera e tu l’hai dettata, includi le iniziali alla fine della lettera, una riga sotto la sezione degli allegati.
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Metodo 2 di 3:
Parte 2: Lettera Amichevole[3]

  1. 1
    Inserisci una testata. La testata dovrebbe includere l’indirizzo del mittente, la località e il codice di avviamento postale.
    • Usa un’interlinea per la testata e disponila nell’angolo più a alto a sinistra della lettera (negli Stati Uniti nell’angolo più in alto a destra).
    • Scrivi l’indirizzo in una riga separata. Nella riga sotto includi la località e il codice di avviamento postale.
    • Nota che l’indirizzo del destinatario non è necessario in una lettera amichevole.
  2. 2
    Indica la data. Includi la data in cui la lettera è stata scritta o è stata ultimata in una riga separata sotto la testata.
    • Scrivi la data nel formato giorno-mese-anno in cifre o con il mese in lettere. Per la scrittura della data negli Stati Uniti, vedi il metodo Uno.
    • La data dovrebbe essere allineata come la testata.
    • Scrivi la data direttamente sotto la testata. Non saltare righe.
  3. 3
    Scrivi una frase d’inizio amichevole. L’espressione "Caro/a" è ancora la più comune, tuttavia, secondo il tipo di relazione che hai con il destinatario, potresti scrivere il suo nome senza formalità.
    • Quando scrivi a un amico o a un coetaneo, puoi scrivere semplicemente il nome. Ad esempio: "Caro Giacomo".
    • Se scrivi a una persona più anziana, o alla quale devi comunque un certo rispetto, includi il titolo personale e il cognome. Esempio: "Caro Signor Rossi"
    • Fai seguire una virgola alla riga d’inizio.
    • Lascia una riga in bianco tra la frase d’inizio e la data, e tra la riga d’inizio e il testo principale.
    • Per lettere amichevoli più informali, potresti sostituire l’espressione "Caro/a" con un saluto informale come "Salve", "Ciao" o "Ehilà "
    • Allinea a sinistra la frase d’inizio.
  4. 4
    Includi un’introduzione, un corpo e una conclusione nel testo della lettera. L’introduzione e la conclusione dovrebbero, in genere, consistere di un solo breve paragrafo ciascuna, tuttavia, il corpo è di solito più lungo.
    • Allinea a sinistra il testo principale della lettera.
    • Tutto il testo principale dovrebbe avere un’interlinea. Di solito, in una lettera amichevole non si separano i paragrafi con una riga bianca, ma fallo se migliora la leggibilità del testo.
    • Dai il rientro alla prima riga di ogni paragrafo.
    • Lascia una riga in bianco dopo l’ultima frase del testo principale per separarlo dalla chiusura.
  5. 5
    Scrivi una chiusura appropriata. Fai seguire alla chiusura una virgola, ma non includere il tuo nome dattiloscritto come si fa nelle lettere formali.
    • La chiusura dovrebbe essere allineata come la testata.
    • "Cordiali saluti" è ancora la forma più usuale di chiusura anche per le lettere amichevoli. Tuttavia, se la lettera è molto informale, potresti scrivere una chiusura meno convenzionale. Prova qualcosa come "Alla prossima"! o "Ci sentiamo in seguito"!
  6. 6
    Firma con il tuo nome. Firma direttamente sotto la chiusura. In genere il nome dovrebbe essere scritto a mano e non stampato.
    • Se tu e il destinatario vi chiamate per nome, puoi usare solo il nome. Se non sei certo che il destinatario ti possa riconoscere, aggiungi anche il cognome.
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Metodo 3 di 3:
Parte 3: Lettera Formale via Email[4]

  1. 1
    Separa la riga dell’oggetto dalla lettera. Includi l’oggetto nel campo "Oggetto" dell’email. Non scrivere l’oggetto nel corpo principale della lettera.
    • Assicurati di scegliere un breve e accurato oggetto che consenta al destinatario di leggere rapidamente e di capire subito di che si tratta.
  2. 2
    Evita la testata. È inusuale includere in una lettera per email l’indirizzo del mittente, quello del destinatario, o la data, anche quando si tratta di una lettera formale.
    • La ragione è certamente pratica. Poiché la lettera è trasmessa in modo digitale, l’indirizzo fisico non ha alcun significato. Inoltre, la maggior parte dei servizi di email include "i dettagli della busta", cioè l’indirizzo email del mittente, quello del destinatario, la riga dell’oggetto, e la data.
  3. 3
    Includi un saluto cortese o una frase di apertura. Anche se il formato è approssimativo, dovresti includere un saluto cortese che inizia con "Gentile" e include il titolo del destinatario e il cognome.
    • Allinea a sinistra la frase d’inizio della lettera.
    • La punteggiatura più appropriata da usare dopo la frase d’inizio è ancora due punti. Ciò detto, oggigiorno la maggior parte delle persone usa una virgola dopo la frase d’inizio di una lettera formale via email. I due punti sono più tradizionali, tuttavia la virgola è considerata accettabile.
    • Indirizza la lettera a un destinatario specifico ogni volta che è possibile. Evita di trasmettere lettere a destinatari senza indicare il nome.
    • Se sei incerto se rivolgerti al destinatario con "Signora." o "Signore", trascrivi il nome completo della persona.
    • Fai seguire alla frase d’inizio una riga in bianco.
  4. 4
    Forma il testo in modo da comunicare le informazioni in breve. Come in qualunque altra lettera, il testo principale dovrebbe includere un’introduzione, un corpo, e una conclusione. Mantieni l’insieme, compreso il corpo, quanto più breve e conciso possibile.
    • Allinea a sinistra il testo principale.
    • Non usare rientri.
    • Dai un’interlinea tra le righe del testo principale, ma lascia una riga in bianco tra i paragrafi e dopo l’ultimo paragrafo.
  5. 5
    Usa una chiusura cortese. Digita "Cordiali saluti" o un’espressione equivalente come chiusura dopo il testo principale della lettera.
    • Allinea a sinistra la chiusura.
    • Usa le maiuscole solo per la prima lettera della prima parola della chiusura.
    • Fai seguire una virgola alla chiusura.
    • Altre chiusure possibili includono "Grazie", "Sinceramente vostro", e "Con i migliori auguri".
  6. 6
    Digita il tuo nome. Digita il tuo nome nella riga successiva sotto la chiusura.
    • Allinea a sinistra il tuo nome.
    • Non lasciare spazio per la firma perché, trattandosi di lettera digitale, la firma è priva di significato.
  7. 7
    Elenca le tue informazioni di contatto in fondo pagina. Salta una riga, quindi scrivi il tuo indirizzo fisico, il numero di telefono, l’indirizzo email, ed eventualmente il sito web o il blog.
    • Allinea a sinistra tutte queste informazioni senza lasciare righe in bianco. Usa una riga per ognuna di queste informazioni.
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Consigli

  • Nota che ci sono un po’ di differenze tra le lettere formali Negli Stati Uniti e in Gran Bretagna. In Gran Bretagna l’indirizzo per la risposta e la data sono allineate a destra, e l’oggetto, se incluso, è allineato al centro. Inoltre, la data è scritta nel formato giorno-mese-anno, e dopo la frase d’inizio si usa la virgola invece dei due punti[5].
  • Le istruzioni precedenti spiegano come scrivere una lettera formale usando lo stile ”blocco”, ma dovresti anche familiarizzare con lo stile blocco modificato, e con lo stile semi-blocco.[6]
    • Con lo stile blocco modificato, l’indirizzo del mittente e la data sono allineati a destra, e la conclusione ha lo stesso allineamento della riga per l’indirizzo del mittente e di quella della data.
    • Con lo stile semi-blocco, l’indirizzo del mittente, la data, e la chiusura sono tutti allineati al centro della pagina. Inoltre, ogni paragrafo del corpo è rientrato e usa un’interlinea.
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Categorie: Scrittura

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