Come Gestire Progetti Multipli

I manager, i supervisori, i coordinatori di programmi, i manager di progetto, i supervisori di costruzioni e i team leader in tutto il mondo devono possedere la capacità di gestire progetti multipli. Gestire più progetti, spostando l'attenzione dal primo a quello successivo ed eseguire bene i compiti, è una competenza specialistica. Sia che gestisca 3 o 13 progetti, la capacità di coordinare più operazioni è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi specifici e di quelli generali, per rispettare le scadenze e per contribuire al successo di tutti i progetti.

Passaggi

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    Tieni una riunione con il cliente e con le persone giuste per definire l’ambito del lavoro per ogni nuovo progetto.
    • Elenca gli obiettivi specifici e qualsiasi ulteriore aspettativa.
    • Discuti ogni fase compresa nell’ambito del lavoro.
    • Mentre sei in riunione, proponi domande, o dubbi, che puoi avere riguardo al progetto.
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    Stabilisci quando puoi iniziare a lavorare su ogni progetto. Pianifica una riunione d’avvio il giorno che il lavoro inizierà per rispondere a qualsiasi domanda aggiuntiva che il cliente può avere. Assicurati anche di stabilire una data appropriata in ogni caso. È importante fare del tuo meglio per organizzare entrambi gli incontri.
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    Redigi un preventivo e un contratto che delinei l’ambito del lavoro per ogni progetto.
    • Presenta il preventivo e il contratto per il benestare del cliente. Se c'è qualcosa che il cliente non capisce o se vi sono elementi sui quali non è d'accordo, dovrà sottoporli alla tua attenzione per la discussione prima di approvare il lavoro.
    • Apporta le modifiche necessarie a questi documenti e inviali di nuovo per l'approvazione del cliente.
    • Assicurati che il cliente firmi e metta la data sul contratto come benestare prima dell'inizio di qualsiasi lavoro.
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    Organizza le priorità per i tuoi progetti. Valuta quali sono più importanti. Ti consigliamo di considerare prioritari quelli con scadenze più prossime.
    • Tieni a mente le scadenze mentre procedi nel lavoro. È importante rimanere in pista con ogni progetto, rispettando ogni tappa.
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    Tieni traccia dell'avanzamento dei diversi progetti con un foglio di calcolo o con un altro tipo di software orientato alla gestione dei progetti. Includi le date importanti, le tappe intermedie, le forniture, gli appaltatori, i membri del team e qualsiasi altra risorsa necessaria per la loro esecuzione.
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    Pianifica le risorse in modo appropriato tra più progetti. Le attrezzature non dovrebbero stare ferme per giorni prima di essere utilizzate, e i membri del team non devono stare fermi in attesa che altri completino qualcosa prima di poter iniziare il lavoro.
    • Ruota i membri del team, gli appaltatori e le altre risorse, come le attrezzature, per assicurarti di provvedere con successo a tutte le esigenze di ciascun progetto.
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    Delega il lavoro ai membri del team. Dà sempre una carica morale mostrare fiducia nella tua squadra.
    • Prepara un gruppo e i capi tecnici per migliorare l'efficienza, alleggerire il tuo carico e liberare un po' del tuo tempo per i compiti più importanti.
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    Controlla ogni giorno il progresso dei progetti. Se alcuni di essi hanno scadenze lunghe, puoi farlo una volta a settimana. La cosa principale è garantire che il lavoro non ti sfugga di mano.
    • Accertati che tutti i progetti procedano come previsto. Ciò è particolarmente importante quando ne gestisci più di uno. Essere in ritardo anche su un solo può causare ritardi sugli altri.
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    Rapportati periodicamente con tutti i tuoi clienti e informali sull’avanzamento. Puoi farlo direttamente, con relazioni scritte o con conversazioni telefoniche. Scegli il metodo che funziona meglio per il tuo cliente.
    • Riverifica il progetto. Fai sapere al cliente quali elementi hai completato, se ci sono problemi e quali sono i passi successivi.
    • Sii preparato ad affrontare qualsiasi domanda o problema che il cliente può avere.
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Consigli

  • La gestione di più progetti aumenta automaticamente la produttività della tua squadra.
  • Semplifica la gestione di più progetti con un software. Considera Microsoft Project o Excel.
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Avvertenze

  • Avverti il cliente quanto più velocemente possibile, se sospetti un ritardo o ti rendi conto di non riuscire a rispettare una scadenza.
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Categorie: Management

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