Come Rispondere a un'Email

Le email sono una parte importante della vita personale e professionale; tuttavia, a volte le persone ignorano le regole di galateo quando utilizzano i dispositivi elettronici. Puoi imparare a scrivere un’e-mail di riscontro in modo succinto e professionale che potrà aiutarti a comunicare meglio con i clienti, i colleghi e gli amici.

Metodo 1 di 5:
Leggere le Email

  1. 1
    Leggi attentamente tutte le email prima di rispondere. In nessun caso dovresti rispondere alla prima domanda senza leggere le altre.
  2. 2
    Valuta il tono di un’email. Se ha un tono formale, dovresti rispondere in modo altrettanto formale.
    • Tenta di dare alla gente il beneficio del dubbio, se trovi un’email dal tono aggressivo o maleducato. È molto più difficile trasmettere emozioni per e-mail rispetto a una telefonata.
  3. 3
    Prendi nota della data e dell'ora in cui l'email è stata inviata. Cerca di rispondere a tutte le email importanti entro 24 ore.
    • Utilizza l’opzione bandiera del programma di posta per inserirle in ordine di priorità nella posta in arrivo.
  4. 4
    Leggi l'email una seconda volta prima di rispondere. Per le email più confusionarie, leggile 3 o 4 volte.
    • Se l'email è confusa e hai modo di telefonare ala persona, prendi il telefono e parla con lei. A volte una breve telefonata di chiarimento può evitare che le risposte e-mail vengano distorte.
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Metodo 2 di 5:
Destinatari

  1. 1
    Attenzione ai destinatari presenti sull'email. Dovresti rispondere a tutti e prendere in considerazione i responsabili o gli altri uffici che utilizzeranno e vedranno la tua email.
    • Più destinatari sono presenti nell'email, più attento dovresti essere nell’inviare una risposta. Se sei stato inserito nel campo cc, molto probabilmente non è necessario che tu risponda.
  2. 2
    Pecca in prudenza con tutte le email professionali. Se non sei in confidenza con il destinatario o stai scrivendo su questioni personali non inerenti il lavoro, devi utilizzare una formula di commiato, un saluto e la firma.
  3. 3
    Non rispondere a tutti se le informazioni non si riferiscono ad altre persone. Per esempio, se il tuo capo invia un'email a tutti i dipendenti, ma hai una domanda specifica da porgli, rispondi solo al tuo capo.
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Metodo 3 di 5:
Regole di Risposta a un'Email

  1. 1
    Cambia il soggetto dell'email, se fa riferimento a diverse cose. Sarà più facile per il destinatario capire la sua importanza e ritrovarla in una data successiva.
  2. 2
    Rimuovi tutta la formattazione. La gente legge le email su tablet, smartphone e altri dispositivi che non sempre prendono in considerazione le specifiche di formattazione. Togli il corsivo, il grassetto e non scrivere mai in maiuscolo.
  3. 3
    Inizia la tua email con un saluto. Questo può essere formale, come ad esempio "Egregio Signor Rossi" o meno formale, come ad esempio "Ciao, Gigi".
  4. 4
    Ringrazia la persona per l’email, se è utile, creativa o tempestiva. Un po' di adulazione può essere utile. Sii molto breve.
  5. 5
    Devi rispondere prima di tutto alle domande pertinenti. Tutto ciò che è incluso nel primo paragrafo otterrà maggior enfasi.
  6. 6
    Impara a rispondere alle email che presentano diverse domande. Se ci sono più di 3 domande, copia e incolla le domande nella tua email e rispondi sotto ciascuna.
    • È possibile inserire un trattino o un punto sotto la domanda per indicare la tua risposta. Alcune persone usano diversi colori di font, ma questo non si può usare e leggere su tutti i dispositivi.
  7. 7
    Aggiungi il saluto alla fine. Come con gli auguri, usa un saluto formale come "Cordiali saluti" o meno formale "Ci sentiamo presto."
  8. 8
    Aggiungi una firma sotto la chiusura di lettera. Molti programmi di posta elettronica ti permettono di inserire le firme automaticamente, ma altri richiedono l'inserimento manuale.
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Metodo 4 di 5:
Revisione delle Risposte

  1. 1
    Fai il controllo ortografico di tutte le email di risposta.
  2. 2
    Rimuovi le informazioni fuorvianti. L’email è una forma abbreviata di comunicazione e dovrebbe consistere solo di un paio di paragrafi, a meno che non si invii una relazione.
  3. 3
    Rileggi e controlla la tua email prima di inviarla. Vedila come un comunicato professionale che sarà conservato, non come un documento da gettare. La maggior parte delle email personali e aziendale viene conservata a tempo indeterminato.
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Metodo 5 di 5:
Da Evitare

  1. 1
    Evita di usare il sarcasmo nelle email. Non rende bene come umorismo.
  2. 2
    Astieniti dal criticare il contenuto dell’email. Per affrontare i problemi personali con qualcuno, utilizza il telefono o un incontro di persona.
  3. 3
    Evita di inviare email personali utilizzando un account di posta elettronica aziendale. Solitamente vengono esaminate e possono essere motivo di licenziamento dal lavoro.
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Cose che ti Serviranno

  • Un oggetto
  • Eventuali modifiche nei campi Rispondi/Rispondi a Tutti
  • Possibilità di apporre la bandierina per segnalare l’importanza dell’email
  • Saluto
  • Formula di commiato
  • Firma
  • Controllo ortografico
  • Revisione

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Categorie: Internet

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