Come Scrivere il Rapporto di un Incidente

Se sei un addetto alla sicurezza o un agente di polizia intervenuto sulla scena di un incidente, scrivere una relazione dettagliata e accurata è una parte importante per svolgere il tuo lavoro correttamente. Un buon rapporto su un incidente fornisce un resoconto accurato di quello che è successo senza tralasciare informazioni sgradevoli o omettere fatti importanti. Se vuoi imparare a scrivere un eccellente rapporto su un incidente, continua a leggere.

Parte 1 di 3:
Seguire il Protocollo

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    Procurati il modulo appropriato dall'Istituto dove lavori. Ogni istituzione ha un proprio protocollo per trattare un incidente e compilare un rapporto. In alcuni casi hai la responsabilità di compilare un modulo rilasciato dal tuo Istituto, e in altri casi ti verrà chiesto di scrivere un rapporto a mano o al computer. Una volta che il modulo è compilato in modo appropriato, sarà necessario inoltrarlo al reparto corretto.
    • Se possibile, prepara il rapporto utilizzando un software di elaborazione testi. Sarà più ordinato e sarai in grado di utilizzare il controllo ortografico per correggere quando hai finito.
    • Se scrivi a mano il tuo rapporto, usa lo stampatello invece del corsivo. Non obbligare le persone a indovinare se i tuoi 7 sono in reatà degli 1.
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    Inizia il rapporto appena possibile. Scrivilo il giorno stesso dell'incidente, se possibile, perché se aspetti un giorno o due la memoria inizia a diventare un po' imprecisa. Dovresti scrivere i fatti di base che è necessario ricordare, non appena si è verificato l'incidente, e trascrivere la relazione entro le successive 24 ore.
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    Indica i fatti base. Il modulo dovrebbe avere spazi vuoti da compilare con le informazioni sull'incidente. In caso contrario, inizia il rapporto con una frase che riporta con chiarezza le seguenti informazioni:
    • L’ora, la data e il luogo dell'incidente (sii specifico, scrivi l'indirizzo esatto, ecc.)
    • Il tuo nome e numero identificativo
    • I nomi degli altri ufficiali che erano presenti
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    Includi una riga circa la natura dell'incidente. Descrivi cosa ti ha portato sulla scena dell'incidente. Se hai ricevuto una chiamata, descrivi la chiamata e prendi nota dell’ora in cui l’hai ricevuta. Scrivi una frase oggettiva, basata sui fatti che descriva ciò che si è verificato.
    • Ad esempio, potresti scrivere che sei stato chiamato a un certo indirizzo dopo che una persona, ubriaca e rissosa, è stata segnalata.
    • Nota che non dovresti scrivere quello che pensi che possa essere successo. Attieniti ai fatti e sii obiettivo.
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Parte 2 di 3:
Descrivere Ciò che è Successo

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    Scrivi in prima persona raccontando quello che è successo. Per la sostanza del tuo rapporto, scrivi un racconto dettagliato, in ordine cronologico di ciò che esattamente è successo. Utilizza i nomi completi di ogni persona citata nel rapporto e inizia un nuovo paragrafo per descrivere separatamente le azioni di ognuna di esse.[1]
    • Fornisci risposte riguardo al chi, cosa, quando, dove e perché di quello che è successo.
    • Includi una descrizione accurata del tuo ruolo nel corso di quello che si è verificato. Se hai dovuto usare la forza per trattenere qualcuno, non ometterlo. Riporta come hai gestito la situazione e gli esiti.
    • Usa descrizioni specifiche. Invece di dire "L’ho trovato all'interno e l’ho arrestato", scrivi qualcosa di simile, "Sono arrivato al 2005 Everest Hill alle 12.05. Ho camminato verso la casa e ho bussato alla porta. Ho provato a girare la maniglia e ho scoperto che non era bloccata..."
    • Segui il protocollo del tuo Istituto per quanto riguarda il rapporto sui testimoni e le prove.
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    Sii esauriente. Scrivi tutto ciò che riesci a ricordare - più particolari fornisci, meglio è. Non dare la possibilità alle persone che leggono il tuo rapporto di interpretare qualcosa nel modo sbagliato. Non preoccuparti se il rapporto è troppo lungo o troppo verboso. La cosa importante è riportare un quadro completo di ciò che si è verificato.
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    Sii accurato. Non scrivere qualcosa nel rapporto per la quale non sei sicuro che sia effettivamente accaduta. Riporta il sentito dire come sentito dire, non come un fatto. Ad esempio, se un testimone ti ha detto di aver visto qualcuno saltare oltre un recinto e scappare, assicurati che appaia chiaro come un racconto del testimone, e che non è certo se effettivamente è successo.
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    Sii chiaro. Non usare un linguaggio fiorito e confuso per descrivere ciò che si è verificato. La scrittura deve essere chiara e concisa. Usa frasi brevi, indirizzate al punto, e basate sui fatti, che non lascino spazio all'interpretazione.[2]
    • Invece di scrivere "Penso che il sospettato volesse picchiare sua moglie, perché sembrava avere cattive intenzioni quando si avvicinò a lei e l'afferrò". Scrivi, "Il sospettato [Inserisci il nome] si avvicinò a sua moglie [nome] e con forza l'afferrò per il polso."
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    Sii onesto. Anche se non dovessi essere orgoglioso di come hai gestito la situazione, è imperativo che scriva un racconto onesto. Se scrivi qualcosa di falso, questo può venire scoperto più tardi, mettendo il tuo lavoro in pericolo e causando problemi alle persone coinvolte nell'incidente. Mantieni la tua integrità e quella dell'istituzione che rappresenti raccontando la verità.[3]
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Parte 3 di 3:
Correggere il Rapporto

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    Modifica e correggi il rapporto. Leggi per assicurarti che sia coerente e facile da capire. Ricontrolla tutti i fatti, tra cui la correttezza dei nomi, le date, i tempi, gli indirizzi, i numeri di targa e così via. Assicurati di non tralasciare nessuna delle informazioni che avrebbero dovuto essere incluse. Cerca evidenti lacune nel racconto che potrebbe essere necessario colmare.[4]
    • Verifica ancora una volta gli errori di grammatica e di ortografia.
    • Elimina tutte le parole che potrebbero essere considerate soggettive, come le parole che descrivono sentimenti ed emozioni.
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    Presenta il rapporto dell’incidente. Verifica il nome della persona o del reparto cui deve essere inviato il rapporto. Quando è possibile, presenta il rapporto di un incidente di persona e renditi disponibile per rispondere a ulteriori domande o a fornire chiarimenti. In situazioni in cui il rapporto di un incidente deve essere spedito o inviato tramite posta elettronica, fai seguire una telefonata nei successivi 10 giorni per essere certo che il rapporto sia stato ricevuto.
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