Come Scrivere una Lettera di Autorizzazione

Scritto in collaborazione con: Mary Erickson, PhD

Una lettera di autorizzazione conferisce a un terzo il permesso di agire al posto tuo, specialmente quando non sei rintracciabile o non puoi intervenire di persona. Per esempio, puoi avere bisogno che qualcuno ti aiuti a gestire questioni finanziarie, legali o di salute. Una lettera di autorizzazione scritta adeguatamente ti permetterà di farlo.

Parte 1 di 4:
Prepararsi a Scrivere una Lettera di Autorizzazione

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    Devi innanzitutto conoscere lo scopo di una lettera di autorizzazione. Questo documento conferisce a un'altra persona il diritto di fare le tue veci per questioni specifiche. Viene usato soprattutto per quelle circostanze in cui l'autore non è in grado di rappresentarsi da solo. Ecco alcuni esempi di situazioni che potrebbero richiedere una lettera di autorizzazione:
    • Un genitore o un tutore può autorizzare l'asilo o la babysitter di suo figlio a prendere decisioni mediche necessarie in caso di emergenza [1].
    • È consigliabile scrivere una lettera di autorizzazione per un minorenne che viaggia con un adulto diverso da un genitore o un tutore. Il documento proteggerà il bambino da situazioni come traffico di minori e problemi di custodia [2].
    • Se hai un conto presso una banca a cui non puoi più accedere con facilità, può essere necessaria una lettera di autorizzazione per consentire a qualcun altro di gestire i problemi che potrebbero sorgere con il conto o l'istituzione finanziaria.
    • Una lettera di autorizzazione può consentire il rilascio di documenti personali come le cartelle cliniche [3].
    • Puoi averne bisogno anche per autorizzare un terzo a fare le tue veci nella gestione di transazioni finanziarie di natura mutevole. Non tutti gli accordi finanziari ti aspetteranno: se in un certo periodo non sei disponibile, puoi scrivere una lettera di autorizzazione e conferire temporaneamente potere decisionale a un collega fidato.
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    Identifica le diverse parti coinvolte in una lettera di autorizzazione. Questo documento implica la partecipazione di tre soggetti. Il primo è il detentore dei diritti originali, come il genitore di un bambino o il titolare di un conto in banca. Il secondo è il gruppo o il soggetto con cui la prima parte conduce una transazione, come un'istituzione finanziaria o un ospedale. Il terzo è il soggetto scelto per fare da intermediario in assenza della prima parte. La lettera va indirizzata alla seconda parte.
    • La lettera spiegherà i diritti conferiti all'intermediario, che farà le tue veci [4].
    • Se la seconda parte è ignota (specialmente nei casi in cui l'autorità viene conferita per possibili situazioni di emergenza), la lettera va indirizzata semplicemente "A chi di competenza".
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    Batti la lettera di autorizzazione al computer anziché scriverla a mano. Una lettera scritta a mano può essere difficile da leggere e non ha l'aspetto professionale di una scritta al computer. È un documento importante che autorizza qualcuno a fare le tue veci per questioni legali o finanziarie. Devi redigerla in un modo tale che possa essere sottoposta a esami minuziosi da parte delle autorità. Se una persona a te vicina volesse confutare l'autorità del detentore, il documento può essere usato come prova in tribunale.
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Parte 2 di 4:
Scrivere l'Intestazione della Lettera

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    Scrivi il tuo nome e il tuo indirizzo in alto a sinistra. Osserva il formato standard previsto per una lettera commerciale. Scrivi il nome sulla prima riga, l'indirizzo sulla seconda, la città, la provincia e il codice postale sulla terza. Tutte le righe (incluse le successive) dovrebbero avere un'interlinea singola [5].
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    Scrivi la data. Dopo aver scritto nome e indirizzo, salta una riga e scrivi la data corrente sulla successiva. Indicala per intero (per esempio, 2 febbraio 2015). Non abbreviarla.
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    Scrivi il nome e l'indirizzo del destinatario. Lascia una riga vuota tra la data e i dati del destinatario. Scrivili osservando lo stesso formato usato per i tuoi dati.
    • Ricorda che il destinatario non coincide con la persona autorizzata a fare le tue veci. Conferirai l'autorità a un terzo (un intermediario) affinché agisca al posto tuo, ma la lettera va indirizzata alla seconda parte (quella con cui avrete a che fare tu e il tuo intermediario) [6].
    • Se non conosci la seconda parte, non devi inserire alcuna informazione. Per esempio, se autorizzi una maestra di tuo figlio a prendere decisioni mediche qualora non fossi rintracciabile, difficilmente saprai in quale ospedale andrà la tua intermediaria.
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Parte 3 di 4:
Scrivere il Corpo della Lettera

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    Scrivi il saluto. Usa un titolo appropriato, come "Dottore", "Signorina", "Signora" o "Signore". Non utilizzare il nome di battesimo. Rivolgiti al destinatario scrivendo "Spettabile" o "Gentile".
    • Usa il nome completo e il titolo del destinatario.
    • Se non conosci il nome della persona con cui avrà a che fare il tuo intermediario, scrivi "A chi di competenza".
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    La lettera di autorizzazione dovrebbe essere breve e concisa. Lettere più lunghe contengono informazioni che possono dare adito a diverse interpretazioni. Le lettere brevi che descrivono specificamente la questione, senza prolissità, generalmente causano meno interpretazioni conflittuali.
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    Specifica gli incarichi che il rappresentante è autorizzato a fare al posto tuo. Assicurati che la lettera di autorizzazione sia concisa e precisa. Devi fornire dettagli specifici sull'autorizzazione che conferisci. Per esempio, il tuo rappresentante può autorizzare una procedura medica, firmare documenti legali in tua assenza o prelevare fondi dalla tua banca. Ecco come potresti iniziare a scrivere la lettera:
    • "Il sottoscritto (tuo nome completo) autorizza (nome completo dell'intermediario) a consegnare a (nome dell'organizzazione che riceverà i documenti) le seguenti informazioni mediche estratte dalla propria cartella clinica: (lista delle informazioni)" [7].
    • Dai dettagli molto specifici ai fini dell'autorizzazione. Se la lettera riguarda informazioni di tipo medico, inserisci il numero della tua tessera sanitaria. Se hai bisogno di assistenza per una questione legale, indica il numero del caso. Per situazioni finanziarie, includi informazioni pertinenti riguardanti il conto.
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    Indica le date dell'autorizzazione per specificare quando sarà in vigore. Scrivi la data iniziale e finale. Esempio: "L'intermediario è autorizzato a prendere decisioni mediche per il figlio del sottoscritto mentre è alloggiato presso (indirizzo) dal 1 settembre 2015 al 15 settembre 2015".
    • In alcuni casi, per esempio quando l'autorizzazione fa riferimento a un'emergenza, non avrai date precise. Specifica comunque un certo intervallo di tempo. Esempio: "In caso di emergenza, l'intermediario è autorizzato a fare le veci del sottoscritto per 30 giorni".
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    Specifica il motivo dell'autorizzazione. Spiega perché hai bisogno di un rappresentante che faccia le tue veci. Per esempio, puoi affermare che è autorizzato a intervenire perché sei malato, fuori città o non rintracciabile per determinati intervalli di tempo.
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    Indica le restrizioni dell'autorizzazione. Devi anche specificare le questioni per cui non concedi alcuna autorizzazione. Per esempio, potresti spiegare che l'intermediario non ha il permesso di usare la tua cartella clinica per ragioni diverse da quelle precisate sulla lettera o che non può prendere certe decisioni finanziarie al posto tuo senza un precedente consenso scritto [8].
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    Concludi la lettera. Utilizza una formula di chiusura come "Cordialmente". Lascia quattro righe bianche, dove apporrai la firma a mano, poi scrivi al computer il tuo nome completo.
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Parte 4 di 4:
Concludere la Lettera

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    Scegli il formato giusto. Una lettera di autorizzazione è un documento formale e per scriverlo bisogna rispettare certe regole. Le classiche lettere commerciali prevedono l'utilizzo di un formato in blocchi. Il corpo dovrebbe avere un'interlinea singola e tra i paragrafi non dovrebbero esserci rientranze. Invece, lascia una riga vuota tra la formula di apertura e il primo paragrafo, ma anche tra i paragrafi centrali [9].
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    Cerca un testimone o un notaio pubblico. Il testimone sarà presente al momento di firmare la lettera di autorizzazione. Ciò garantisce che la firma non è avvenuta sotto costrizione e che in effetti sei tu a concedere l'autorizzazione. In alcuni casi è bene che venga vidimata da un notaio [10], un professionista che ha la licenza di autenticare i documenti legali.
    • Questa persona dovrebbe essere esterna, quindi non dovrebbe coincidere con nessuna delle tre parti interessate.
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    Firma la lettera. Stampala e firmala con una penna blu o nera. Puoi scrivere la data accanto alla firma. In tal caso, dovrebbe essere la data in cui firmi il documento.
    • Invita il testimone a firmare la lettera e a scrivere la data, oppure chiedi al notaio pubblico di autenticarla.
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    Dai la copia originale all'intermediario. Nella maggior parte dei casi va conservata dall'intermediario, in modo che abbia la documentazione giusta per dimostrare l'autorizzazione conferitagli. Per esempio, se va all'estero con tuo figlio, può essere necessario che la presenti al controllo passaporti.
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    Conserva una copia della lettera. Assicurati di archiviarla: se dovessero esserci problemi con l'autorizzazione conferita all'intermediario, ne avrai bisogno.
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Consigli

  • Se devi apportare dei cambiamenti (aggiunte o cancellazioni) alla lettera di autorizzazione, è raccomandabile scriverne un'altra e farla autenticare da un notaio o firmarla in presenza di un testimone [11].
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Informazioni su questo wikiHow

Dottorato di Ricerca in Comunicazione e Società
Questo articolo è stato scritto in collaborazione con Mary Erickson, PhD. Mary Erickson è una Docente in Visita presso la Western Washington University. Ha realizzato un Dottorato di Ricerca in Comunicazione e Società presso la University of Oregon nel 2011.
Categorie: Scrittura

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